Já se perguntou por que é tão difícil fazer alguma coisa atualmente — apesar de longas reuniões e dos e-mails sem fim? Porque se demora tanto tempo a tomar decisões — e mesmo assim, nem sempre as mais corretas?
Não devo ser o primeiro a pensar que deve haver uma forma melhor de ver o trabalho feito — correta e rapidamente e com pouco esforço. Muitas organizações criam um complexo emaranhado de hierarquias, de quem faz o quê e quem reporta a quem, onde ninguém faz nada sem uma ordem superior, na tentativa de assegurarem que o trabalho é executado com controlo e responsabilidade.
Ora, quando um profissional independente como eu chega a uma destas organizações é confrontado com toda uma pesada máquina que demora muito a mover-se. A quantidade de energia gasta só para mover a primeira engrenagem é avassaladora:
- Qualquer ideia tem de ser discutida longas horas por diversos departamentos — mesmo que não estejam diretamente implicados.
- Para pedir que um assunto seja tratado é preciso informar 10 pessoas diferentes num e-mail — e uma vez mais, algumas nem têm diretamente relação ou poder de decisão, mas exigem ser informadas.
- Fazem-se reuniões com 10, 15 pessoas, onde a sua maioria não abre a boca, não acrescenta nada, não participa, e que ali estão de corpo presente quando poderiam estar a fazer alguma coisa de útil!
- Gastam-se todas as palavras do dicionário com queixas, mas quando desafiados a apresentá-las a quem de direito, calam-se.
O que fazer num ambiente destes? Como reduzir o tempo de decisão? Como informar sem excesso, mas com detalhe suficiente? Como identificar as pessoas chave, sem criar entropia? Como definir os limites à tomada de decisão?
A parte mais difícil de executar um projeto, nem sempre é “fazer o trabalho”, mas sim, encontrar os interlocutores certos para tomar as decisões.
Muitas vezes, quando é indicado um “responsável” pelo projeto fica a dúvida sobre o quando ele pode decidir, pois há sempre uma espécie e ambiguidade entre “ser responsável” ou “ser responsabilizado”. Esta definição é fundamental, senão vejamos:
- Ser responsável: Quem controla ou tem a seu cargo determinada tarefa ou função.
- Ser responsabilizado: Quem deve responder pelos seus atos ou pelos de outrem.
Percebe a diferença? Esta ambiguidade faz com que muitas pessoas — mesmo em cargos de gestão / decisão intermédia — não tomem uma decisão, sem antes “chutarem para cima”! Falta-lhes clareza quanto ao seu mandato e apoio e segurança quanto às consequências.
Quantas vezes escutei (e dei esta resposta): «Sim, vamos fazer, mas primeiro tenho de perguntar ao diretor ou administrador». Ok, se é para fazer, o que se vai perguntar ao diretor? E é aqui que surge o segundo problema que alonga o tempo de resposta a uma decisão: não se perceber quando se tem de perguntar ou somente informar.
Qualquer gestor ou participante de um projeto tem o dever ético de informar como estão a correr as coisas. Isso é claro. Mas, na minha opinião, não tem, por tudo e por nada, perguntar se pode ou deve tomar determinada decisão. Compreendendo a extensão do seu mandato, deve seguir com o seu trabalho de forma autónoma.
Por fim, em todos os projetos e organizações há um conjunto de pessoas que convém consultar, especialmente quando a extensão da decisão tem implicações transversais a toda a organização: pode ser uma nova estratégia de negócio ou um novo modelo de organização, por exemplo. Nestes casos é útil consultar as pessoas chave que poderão apoiar ou bloquear uma determinada decisão. É um jogo político ao qual não nos podemos alhear.
Voltando ao início da questão: como agilizar o processo de decisão num projeto (ou numa organização)? Identificando quem são os:
- Decisores: quem tem um mandato expresso para aprovar/vetar uma proposta/ideia. Deve ser responsável e não ter medo de ser responsabilizado, pois é capaz de defender as suas decisões e ao mesmo tempo reconhecer quando falharam.
- Consultores: quem tem influência na organização para fazer avançar ou travar uma decisão.
- Executores: podem não decidir, mas são fundamentais para a realização de uma tarefa, sendo o seu contributo muito importante, pois são o garante do sucesso da decisão. Podem e devem acompanhar o processo de decisão, pois, por serem as pessoas que estão na linha da frente, poderão indicar oportunidades e ameaças à decisão a tomar.
Como é obvio no dia-a-dia das organizações e projetos, pôr em prática este modelo não é tarefa fácil. Tomar decisões, especialmente as difíceis, vai contra o nosso instinto avesso ao risco e que deseja assegurar que todos estão felizes. Mas decisões rápidas e acertadas são fundamentais e não podem ser perpetuamente adiadas.
