A cada ano tenho procurado aperfeiçoar a forma como trabalho, para a ser o mais eficiente e produtivo que possível, com um único objetivo: trabalhar menos. Pode parecer estranho, mas essa é a minha meta: trabalhar menos.
Vamos primeiro entender o que é a eficiência e a produtividade. Pode-se confundir a produtividade com a eficiência, mas na verdade são coisas distintas. Eficiência traduz-se na relação entre o resultado obtido e os recursos empregues, ou seja, é-se eficiente quanto menor for o recurso (energia ou qualquer tipo de esforço) aplicado e maior o resultado alcançado. Produtividade é a qualidade daquilo que é produtivo, isto é, quanto menor for o tempo levado para obter o resultado pretendido, mais produtivo será o sistema. Resumindo: pode-se ser eficiente sem ser produtivo – faz-se rápido, mas com resultado aquém das expectativas; pode-se ser produtivo, mas pouco eficiente – gasta-se muito tempo na realização da tarefa e isso baixa o lucro.
Eis então algumas das técnicas que me têm ajudado a trilhar este caminho de eficiência e produtividade e que têm funcionado na minha vida profissional.
- Cancele a subscrição de newsletters inúteis: Todos somos ávidos de informação e por isso subscrevemos inúmeras newsletters de blogs e sites que nos pareceram úteis e promissores. Mas se ao fim de alguns emails percebe que não passa do assunto e da primeira linha, em vez de estar a repetir a tarefa de apagar, cancele a subscrição. Eu sei que há sempre aquele receio de se perder alguma coisa de interessante na próxima edição, mas conforme-se com a certeza de que nunca conseguirá estar a par de tudo e é preferível concentrar-se no essencial.
- Se uma mensagem de email não requer uma resposta ou ação, apague ou arquive. Eu não consigo viver com aqueles números que crescem exponencialmente junto ao «A receber». De cada vez que ouço alguém dizer que tem dezenas e às vezes centenas de emails por ler, fico cheio de ansiedade, e por impulso, apetece-me ir apagar ou ler um a um até não ficar nenhum de fora. Uma caixa de email limpa é algo verdadeiramente relaxante para a mente e alma (pelo menos para mim, que sofro deste tipo de ansiedade). Recentemente, uma colega de trabalho explicou-me a técnica dela para manter a caixa de email limpa: na caixa de receber nunca tem mais de 10 mensagens; há medida que vai lendo e resolvendo, arquiva ou apaga. Disse-me o quanto isso a ajuda a manter o equilíbrio mental de gerir dezenas de mensagens e tarefas por dia.
- Use um software de cada vez. Se não está a usar as redes sociais, feche as páginas. Se tiver terminado de verificar o email, feche-o (especialmente se for iniciar uma tarefa importante). Se não tiver necessidade de navegar na internet, encerre o browser (e não aceite aquelas notificações automáticas, pois elas são verdadeiras assassinas de concentração!). Utilize apenas os softwares que necessitar naquele momento – verá como é mais fácil navegar entre eles. A multitarefa dificulta o foco e faz com que qualquer tarefa demore muito mais tempo, pois está constantemente a ser distraído com ruído.
- Desligue toda e qualquer notificação automática. Isso incluí chegada de novo email (eu utilizo no Office um plugin que se chama Boomerang e que permite desligar a caixa de email por um tempo determinado), ou notificações de redes sociais, como Gostos, Comentários, Menções. Desligue tudo o que aparece no seu ecrã e que possa perturbar enquanto estiver a trabalhar.
- Aprenda a focar em pequenas doses de 20 a 30 minutos. Comprometa-se a completar o que tem em mãos sem perder o foco. Eu compreendo que em locais de trabalho open space nem sempre é fácil conseguir-se isso. Mas esforce-se por conseguir e não sinta vergonha de anunciar que necessita de concentrar-se a fazer algo. Depois desse tempo, faça um intervalo, estique-se, levante-se da cadeira, olhe pela janela…. Pare durante 2 minutos, como uma espécie de power-nap e depois retome.
- Faça tudo o que tem a fazer no tempo de um vinil. Por exemplo, este texto está a ser escrito ao som de Wilder Mind dos Munford & Sons. Faço muitas vezes este jogo: coloco o disco a tocar e tento completar a tarefa durante a duração desse álbum – por exemplo, o momento de virar o disco é o meu intervalo. Experimente!
- Se se sente frustrado, deixe de lado. Vá tomar ar, beber um café, comer qualquer coisa ou relaxar por 10 minutos. Depois volte à carga de mente fresca.
- Trabalhe no momento do dia em que se sente mais motivado. Há quem diga que a motivação e inspiração de um designer é o final do prazo. Isto não é assim para todos. Porém, é fácil reconhecer que todos temos um período do dia em que estamos mais disponíveis mentalmente para trabalhar. Para mim, são as manhãs. É nesse período que procuro realizar as tarefas mais difíceis e que exigem maior concentração. Saiba identificar o seu período fértil do dia e aproveite-o bem, desligando o telefone, as redes sociais ou o email.
É espantoso o tempo que perdemos por não estarmos comprometidos a 100% no trabalho que temos de realizar naquele momento, porque estamos sempre a saltitar de tarefa em tarefa, de ecrã em ecrã. Eu nutro grande admiração pelas pessoas que dizem ser capazes de fazer multitasking, embora tenha pouca fé de que sejam mais produtivas. Não é preciso trabalhar muito, é preciso trabalhar bem. Seja eficiente e produtivo no seu trabalho para lhe sobrar mais horas para fazer as outras coisas de que gosta.
