Escrever ou não escrever.

Escrever ou não escrever? Era deste modo que começava uma publicação no LinkedIn sobre se escrever um email após uma reunião com uma ou mais pessoas não seria uma demonstração de falta de confiança. Argumentava que se as pessoas comungassem do mesmo espírito e valores então não haveria necessidade de se fazerem resumos ou atas de reuniões, pois ninguém voltaria com a palavra atrás. Estou a parafrasear e de certo modo a interpretar o espírito daquela espécie de desabafo digital. 
 
Não creio que escrever um email, um resumo ou uma ata de uma reunião seja sinal de desconfiança ou falta de espírito de equipa. É sim, a meu ver, uma boa prática de registo para memória futura. Todas as partes beneficiarão disso, pois em caso de dúvida, incompreensão ou mal-entendidos, poderão consultar esse documento e verificar o que aconteceu. Não se trata de eu não confiar no outro, trata-se antes de eu não confiar em mim mesmo, na minha memória, no meu entendimento e interpretação de uma informação. É que gostamos muito de mostrar confiança perante os outros, mas deveríamos a todo o momento viver desconfiados sobre o que percebemos ou sabemos, pois é desse modo que continuamos dispostos a aprender e humildes o suficiente para reconhecermos que não temos capacidades ilimitadas. 
 
Quem ler um pouco sobre o funcionamento da memória e o modo de como o nosso cérebro processa a informação, compreenderia o quão simples é interpretarmos algo de forma errática. O processo de comunicação e processamento é algo complexo e não pode ser levado com ligeireza. É graças à ligeireza com que tomamos uma informação como correta que as fake news prosperam na Internet. 
 
Escrever ajuda a organizar, processar e interpretar a informação. É certo que a escrita não transmite o tom da informação, que em muitas circunstâncias é fundamental para a correta compreensão do contexto ou do que foi dito. Creio que não lerá a mesma frase escrita em maiúsculas ou minúsculas, certo? Vai buscar os miúdos ou VAI BUSCAR OS MIÚDOS não soa propriamente do mesmo modo. A falta de informação sobre o tom é uma limitação da escrita de email ou chat, mas que pode facilmente ser ultrapassada. 
 
Mas voltemos ao assunto principal. Escrever ou não escrever? 
 
Na minha experiência organizações, empresas ou equipas que utilizam a prática de escreverem e documentarem tudo permite que as pessoas sejam menos dependentes, exista maior transparência e maior facilidade de encontrarem informação, prosseguindo com mais agilidade os seus trabalhos e tarefas e podendo tomar decisões sem receio das consequências. O que falta é a cultura de deixar-se informação escrita, organizada e pesquisável. Faz-me confusão organizações e empresas de uma certa dimensão não terem nenhum repositório público para todos os colaboradores com toda a informação necessária para navegarem dentro daquela entidade. Não é deixar informação escrita à laia do Diário da República, numa linguagem indecifrável, mas sim, organizada em tópicos simples para que qualquer pessoa saiba como agir.
 
O mal de muitas reuniões é não haver agenda prévia nem alguém encarregue de escrever um resumo do que foi discutido e decidido. Quantas vezes já ouviu a frase: «ah, mas eu percebi que era fulano tal que tinha ficado encarregue desse assunto». Um simples documento de resumo dos assuntos tratados e decididos resolveria este tipo de equívocos. 
 
Eu tenho cada vez mais adotado a prática de escrever um resumo das reuniões com os meus clientes e, até agora, nenhum me disse que havia ficado melindrado ou ofendido. Pelo contrário, percebem a utilidade de se escreverem atas das reuniões para memória futura, pois facilita todo o processo de trabalho, agiliza as tarefas e garante que todos estamos em sintonia. Mas não só escrevo para os meus clientes os resumos das reuniões, como no final dos projetos entrego-lhes um relatório com o histórico de tudo o que foi realizado, as alterações que aconteceram durante o trabalho, um resumo financeiro sobre os custos, informação técnica para manutenção futura, etc. Parece trabalhoso? Até nem é, pois faço tudo isto num simples documento Word, sem complicar muito. E a verdade, é que os meus clientes apreciam e valorizam muito este gesto.
 
Por isso, deixe-se de desculpas e passe a escrever os resumos das reuniões e a partilhar com todos os presentes e ausentes. Se está inserido numa equipa grande, até podem sortear para fazerem esse trabalho à vez!