As novas tecnologias têm o poder de melhorar ou prejudicar a nossa comunicação. Então, como podemos assegurar que utilizamos a comunicação digital corretamente no nosso dia a dia?
Os avanços tecnológicos permitem-nos, hoje, comunicar de múltiplos meios, designadamente através de telemóvel, SMS, e-mail, redes sociais, serviços de chat e todos têm particularidades no estilo de comunicação.
No meio desta panóplia ficamos sem saber como, quando e de que modo se pode utilizar cada um destes serviços de forma coerente e assertiva.
É verdade que o fenómeno da internet, dos telemóveis e smartphones é relativamente recente, comparando com outros meios de comunicação tradicionais, como a carta ou o postal, e, por isso, parece-nos que ainda não fomos capazes de interiorizar algumas boas práticas no uso destes meios de comunicação – tarefa que será cada vez mais difícil, visto que, todos os anos, surgem novas propostas.
Este texto não tem a pretensão de apresentar regras de etiqueta ou boas maneiras – pois não sou especialista – mas sim propostas que ajudarão a diferenciar pela positiva e a melhorar a forma como utilizamos cada um dos meios digitais.
O e-mail é ainda um dos meios mais utilizados para comunicar e, infelizmente, ganhou a pior fama, seja pelo mau uso, pelas mensagens de spam, pelas permanentes interrupções ou porque é difícil de gerir o respectivo arquivo ou localizar e seguir as mensagens emitidas.
Mesmo assim, não deixa de ser um meio de comunicação eficiente e que, usado com sabedoria, pode ajudar a distinguirmo-nos da multidão e evitar mal-entendidos.
Há imensos artigos espalhados pela internet sobre boas práticas na utilização do e-mail, mas deixo melhorias que são fáceis de implementar e seguir.
Assinatura de e-mail
Considero que deve existir cuidado na criação e utilização de uma assinatura de e-mail. No meu caso, utilizo a mesma conta de e-mail para correspondência pessoal e profissional, o que não significa que utilize a mesma assinatura para ambas. Assim, tenho duas assinaturas distintas e que utilizo consoante a ocasião.
Não parece caricato enviar um e-mail para um amigo e no final ter assinatura com informação profissional? Ou o contrário?
Se utiliza o Outlook ou mesmo o Gmail é muito fácil criar várias assinaturas e utilizá-las em diferentes situações.
Nas assinaturas de e-mail não coloque qualquer tipo de frase de cumprimentos, como “Melhores cumprimentos” ou “Obrigado”. Percebo a razão pela qual se faz isso, para poupar o trabalho de escrever sempre que queremos fechar a mensagem, mas uma vez mais essas frases vão parecer descontextualizadas em muitas mensagens que trocamos. Se tem dificuldades em saber como terminar um e-mail, deixo-lhe alguns exemplos que pode guardar num documento e utilizar sempre que necessite.
Agradecimento
“Muito obrigado (a) pela sua ajuda.”
“Apreciei muito a sua ajuda / colaboração / auxílio.”
“Obrigado (a) uma vez mais pela sua ajuda / colaboração.”
Para contacto futuro
“Aguardo com expectativa a sua resposta.”
“Vamos mantendo o contacto.”
“Espero que possa responder com celeridade / urgência.”
Mostrar disponibilidade
“Se necessitar de ajuda, não hesite contactar-me.”
“Se desejar mais informação, não hesite contactar-me.”
“Sinta-se livre para colocar mais questões.”
“Contacte-me se tiver algum problema.”
E-mail nos dispositivos móveis como tablets ou smarphones
As grandes marcas tecnológicas como a Samsung, Apple ou Google aproveitam-se de uma espécie de síndrome do default dos utilizadores, que diz que a maioria das pessoas não muda as configurações originais de um equipamento. Por isso, é comum ver as marcas a autopromoverem-se através dos e-mails enviados pelos utilizadores desses equipamentos, terminando cada mensagem com “Enviado através do meu iPhone” ou “Enviado através de Samsung Mobile”.
Sei que não é por mal que muitos não removem essas mensagens, mas não é difícil personalizar essa assinatura e, deste modo, em vez de promovermos a marca do equipamento, promovemo-nos!
Para fechar: não responda a e-mails de assuntos mais sensíveis pelo seu smartphone por estar mais exposto a erros ortográficos (seja pela escrita no teclado ou pelo revisor ortográfico), e não lhe ser possível desenvolver o texto e explicar as suas ideias e motivações face à dificuldade de escrever num teclado pequeno.
SMS
As mensagens de texto enviadas por telefone podem ser um óptimo veículo para partilhar uma informação rápida ou para nos apresentarmos a alguém. Por exemplo, quando não temos confiança suficiente com alguém, enviar uma SMS a perguntar se está disponível para que lhe liguemos pode ser uma forma hábil de evitarmos o embaraço de interrompermos essa pessoa sem necessidade. É um gesto simples dizer «Bom dia, sou o [nome], conhecemo-nos [dizer local] e gostaria de falar consigo. Qual a melhor hora para lhe telefonar. Obrigado. [Assinatura]». É educado, amigável e não é intrusivo.
Pode também utilizar a SMS depois de terminar um encontro ou reunião, simplesmente dizendo: «Obrigado (a) pelo tempo que me dispensou. Fiquei muito satisfeito com a proposta. Vamos mantendo contacto.[Assinatura]»
Embora as SMS tenham limite de caracteres, reserve sempre espaço para a assinatura. Não podemos contar que a pessoa do outro lado tenha o seu número de telefone registado.
Mensagens automáticas quando rejeitamos uma chamada
Os smartphones permitem-nos enviar uma SMS no acto de rejeição de uma chamada. Uma vez mais os dispositivos trazem mensagens pré-definidas. Mas porque não personalizar essas mensagens e criar as suas próprias, mais adequadas ao seu dia-a-dia? Se é estudante, pode dizer: «Olá, agora estou em aulas. Ligo mais tarde. [Assinatura]» Ou: «Lamento, mas estarei todo o dia em reuniões. Se urgente, envie SMS. Obrigado(a). [Assinatura]» Uma vez mais, são respostas educadas, justificam o motivo de não podermos atender e dão uma alternativa.
CHAT
As aplicações de chat são extremamente populares e atravessam as várias faixas etárias, não sendo os mais novos os únicos a usarem-nas. Serviços como Facebook, Messenger, WhatApp, Line, weChat, etc, permitem-nos dialogar em privado ou em grupo.
Há, porém, no meu entender, alguns cuidados simples que devemos ter no uso destes canais.
Se desejamos iniciar uma conversa
Se desejamos iniciar uma conversa com alguém e temos confiança com essa pessoa (mesmo que seja o pai, o irmão ou o melhor amigo), não custa cumprimentar e perguntar se está disponível para falar. Começar a disparar mensagens pode ser bastante incómodo, e até embaraçoso, se a pessoa estiver num ambiente formal, e até bastante frustrante de ler pois fica-se ansioso enquanto não são completadas as frases.
Se desejamos apenas deixar um recado
Então devemos seguir a mesma prática de um e-mail, isto é, cumprimentamos, escrevemos a mensagem e despedimo-nos. Mas tudo numa só mensagem.
Devemos iniciar um diálogo através do chat com alguém com quem não temos muito à-vontade?!
Se for esse o único contacto que temos dessa pessoa, na ausência do endereço de e-mail, podemos arriscar, desde que tenhamos os mesmos cuidados que enumerei acima: escrever uma mensagem única, onde nos identificamos, expomos o assunto, sem rodeios e de forma clara, e, no final, se isso se aplicar, podemos deixar o nosso e-mail para continuar esse assunto.
